Das Verwalten von Sitzungszimmer ist in jedem Unternehmen ein Zeitkiller. Viel zu häufig geht wertvolle Arbeitszeit bei der Suche nach einem freien Sitzungszimmer verloren. Welches Sitzungszimmer ist wirklich frei? Welches wurde gebucht, jedoch dann trotzdem nicht genutzt? Selbst bei der Integration als Ressource in eine Umgebung wie Microsoft 365 werden essentielle Fragen nicht beantwortet.
Häufig endet die Suche einem Sitzungszimmer damit, dass direkt vor Ort gesucht wird. Nur um dann wieder vertrieben zu werden, weil die Personen, die das Zimmer gebucht hatten, ein paar Minuten zu spät eintreffen.
Die Kombination von Verwaltungssystem und Display erlaubt eine effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Das Display gibt Auskunft darüber, ob ein Sitzungszimmer frei oder belegt ist. Auch die nächsten Buchungen in der Zukunft werden angezeigt.
Durch die direkte Integration in ein bestehendes Kalendersystem können die Termine direkt aus dem System importiert und am Display dargestellt werden. So ist beim Sitzungszimmer sofort ersichtlich wann und wie lange der Raum bereits reserviert ist.
Der Start der Nutzung eines Sitzungszimmer wird am Display bestätigt. Damit wird sichergestellt, dass reservierte Sitzungszimmer, die doch nicht genutzt werden, nach einer bestimmten Frist automatisch wieder freigegeben werden.
Endet ein Meeting vorzeitig, genüg ein kurzer Tastendruck am Display, um das Sitzungszimmer wieder freizugeben.
Sitzungszimmer verwalten wird mit DESKA zum Kinderspiel.
DESKA kann direkt in unterstützte Kalender integeriert werden, um darin die Sitzungszimmer verwalten zu können. Hierzu wird ein Raum mit einer Ressource im Kalender verknüpft. Benutzer können den Raum (sofern frei) direkt zu einer Kalendereinladung an die Teilnehmer reservieren. Das System übernimmt die relevanten Angaben und zeigt diese am Display an.
Auch ohne unterstütztes Kalendersystem können die Sitzungszimmer mit Hilfe des DESKA Buchungssystem verwaltet werden. In einer Gesamtübersicht sind sämliche Sitzungszimmer aufgeführt und können gebucht werden.
Aktuell sind Schnittstellen für die direkte Anbindung zu folgenden Systemen verfügbar:
Das DESKA 7.5" Display wird in der Regel hochkant am Sitzungszimmer montiert. Es ist auch möglich, das Display quer zu montieren. Hierzu bietet das System ein entsprechendes Template für die Darstellung.
Ist der Platz begrenzt, so kann auch ein 4.2" Display zum Einsatz kommen. Das 4.2" Display ist praktisch quadratisch und bietet genug Platz um eine laufende oder zukünftige Nutzung sowie die Möglichkeit einer AddHoc Buchung zu visualisieren.
Die Darstellung auf den Displays sowohl in Bezug auf die Optik (CI/CD) wie auch inhaltlich kann auf Ihre Bedürfnisse hin angepasst werden.
Dank des batteriebetriebenen, dreifarbigen E-Ink Display ist es weitestgehend Wartungsfrei und benötigt keinen Stromanschluss. Dank der Nutzung von handelsüblichen Knopfzellen Batterien ist der Austausch in Sekunden erledigt und benötigt keine speziellen Tools.
